環境変化に迅速に対応するため、アジャイル型組織のチームを編成し、
スピード感を持って更なる業務のDXを推進しました。
「アジャイル型組織」とは
組織をフラットなチームに編成し、組織のトップだけでなく各構成員に権限を分散することで、環境変化が激しく、先の読めない時代に素早く対応できる組織モデルのこと
新しいチーム編成で更なる業務のDXを推進
2020年度の活動をとおして、成果が得られたと同時に、新たに検討していくべき課題が浮かび上がりました。
これらに加え、2020年12月25日の「デジタル・ガバメント計画」閣議決定、2021年9月1日のデジタル庁発足など、国のDX施策が大きく進展しており、本学や社会を取り巻く状況は日々変化しています。
2020年度は3つのワーキンググループ（WG）で検討を進めてきましたが、新たに検討すべき諸課題は3つのWGにまたがる複合的なものであるため、グループの垣根を越えて、より迅速かつ機動的に対応していく必要が出てきました。このような状況に柔軟に対応するため、体制を再編成し、2021年度はチームやグループの枠を超えて対応していくこととしました。
プロジェクト期間中、体制を固定化するのではなく、検討や実施の進捗状況に応じて流動的にメンバーをアサインするなど、アジャイルかつスピーディーにプロジェクトを推進しました。
2021年度の主な取組みと成果
「どこでも働ける」の更なる強化
どの端末からでも同じ業務環境に接続できる仮想デスクトップは、2016年にすでに導入していましたが、2021年には学内にサーバを保有しないクラウド型の仮想デスクトップに移行。
同時に学内ファイルサーバの運用をやめGoogleドライブの運用を開始し、Googleのオンラインストレージを利用することで安全性と信頼性を向上させました。
また、コロナ禍で需要の高まったWEB会議への対応や持ち運びしやすい業務用端末として、Chromebookを導入。管理者による端末の一括管理が可能で、ローカルにデータを残さない仕組みのため、テレワークに伴う持ち出し時の安全性も確保されています。
スマートフォン内線化実証実験を実施
「出勤者に電話応対業務が偏る」「教員や学生がテレワーク中の職員と会話できない」といった問題解決のため、スマートフォンを内線として利用するクラウドPBXの実証実験を行いました。
スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、内外線の発着信を可能とし、テレワーク時でも職員が通話料を負担することなく、電話によるコミュニケーションを実現し、テレワークのみならず離席中の職員が電話に対応できるようになり、業務効率・学生サービスの向上につながっています。
中⻑期的には、大学内のPBX（構内交換機）をダウンサイジングすることでカーボンニュートラルにも寄与することを⽬指しています。
TAO(The Admissions Office)の導入
世界標準モデルの入試システムである「TAO」を導入しました。
TAOは、日英二言語に対応し、志願者がひとつのフォームで複数の大学に出願できるグローバル対応の入試システムで、導入初年度である2021年度は国際学士コース（外国人留学生対象の学士課程教育プログラム）等で採用。
志願者の利便性向上と⼊試業務の効率化を実現しています。