DXによる先導的な業務改革を戦略的に実行し、
ニューノーマル時代に相応しい教育・研究環境を実現し、魅力ある職場環境を創ります。
東北大学×DXのあゆみ
新型コロナウイルス感染症の拡大がDXを加速度的に進展させたのは言うまでもありませんが、東北大学におけるワークスタイル変革のための環境整備は、それよりも前から始まっていました。
2016年には、東日本大震災の教訓を踏まえ、仮想デスクトップを導入。100％リモートワーク可能な環境を整備していました。
2019年には、クラウド業務基盤として、G Suite for Education™（現・Google Workspace for Education）を導入。その後、感染症の急拡大を受け、Zoom、Microsoft、サイボウズ等、マルチベンダーによる情報基盤強化を推進し、職員の事務業務のみならず、教育・研究環境を強力に支えています。
G Suite for Education および Google Meet は Google LLC の商標です。Office365、Microsoft Azure, OneDrive, Teamsは、マイクロソフト グループの企業の商標です。サイボウズ、Garoonはサイボウズ株式会社の登録商標です。
東日本大震災を経験した東北大学は、新型コロナウイルス感染症という世界規模の危機においてもそれを克服し、ニューノーマル時代を見据えた新たな社会構築に貢献していくため、2020年6月1日「オンライン事務化宣言」を発出しました。
業務のDX推進プロジェクト・チーム
オンライン事務化宣言では、「窓口フリー」「印鑑フリー」「働き場所フリー」という3つのフリーを掲げ、その実現のために「業務のDX推進プロジェクト・チーム」を結成し、参加メンバーを学内公募で募集しました。学内公募によるプロジェクトチームの結成は、国立大学法人初の試みです。その後も、毎年参加メンバーを学内公募で募集しています。
若手職員を中心とした総勢約60名のプロジェクトメンバーにより、DXによる先導的な業務改革を、短期的スパンで、集中的かつ戦略的に実行。ニューノーマル時代にふさわしい教育・研究環境の実現と、構成員にとって魅力ある職場環境の創成を目指し、様々な取組みを行っています。
なお、この取組みは、2020年7月に策定された「東北大学コネクテッドユニバーシティ戦略」が掲げる、「データ活用による大学経営の高度化」「ニューノーマル時代にふさわしい働き方への変革」の遂行にも資するものです。
2020年度の取り組みと成果
プロジェクトチーム結成初年度である2020年度は、国立大学法人初の日本語・英語・中国語の3か国語対応チャットボットの導入、テレワークおよびフレックスタイム制の制度化といった成果をあげました。
更に、プロジェクトチームメンバーの公募制など、本学の取り組みや成果が起点となり、他の大学にもDX化が波及するという副次的効果も生まれました。
2021年度の取り組みと成果
更なる業務のDX推進のため、アジャイル型組織のチームを編成して、より多くの課題に、スピード感を持って取り組みました。
2021年度は、TAO導入による入試のDX化、クラウドPBXの実証実験など、学内のみならず、影響範囲が学外にも及ぶような多くの課題を検討しました。
加えて、リーガルテックやチャットボット、RPAなどのデジタルツールを活用・浸透させることで業務時間を大幅に削減。
企業とのコラボレーションによる実証実験も8件実施し、多数の取材や講演依頼をいただくなど、東北大学×DXのプレゼンス向上に寄与しました。
2022年度の取り組み
3年目となる2022年度は、引き続き「学生サービスの向上」「教員の研究時間確保」「魅力ある職場環境」を実現するためのDX、という原点に立ち返り、以下の2つの視点でプロジェクトを推進していきます。
全学へのDX普及・啓蒙
これまで進めてきた大学院入試DXや、電子決裁・電子保存の取組みを全学に浸透させ、各学部・部署が自立的にDXを推進できるよう、普及・啓蒙を行っていきます。
最新技術を用いたDXツールの検証
AIやノーコード・ローコードをはじめとする最新技術を積極的に取り入れ、DXを加速度的に推進していきます。また、データ活用による大学経営高度化に注力します。
学内に広がるDXの取組み
業務のDX推進プロジェクト・チームの取組みは全学に波及しており、学部や部署の状況に即したDXをより迅速に図るべく、自発的にチームを立ち上げて活動を行っている事例もあります。
（事例は随時追加予定です）