東北地区一丸となってスキル・ノウハウを共有し、



共通課題の解決を目指しました。



2023年度の取組みと成果を時系列順でご紹介いたします。



東北地区業務DXチームを発足



2023年度には、「東北地区業務DXチーム」が発足しました。
この取り組みは2021年3月創設にされた「東北創成国立大学アライアンス」の目的達成の一助となり、発足初年度である2023年度は、東北6県の各国立大学及び高等専門学校2校にご賛同いただき、広くチームメンバーを公募しました。国立大学法人等の共通課題に対し、東北地区の大学が一丸となって挑戦し、大学におけるDXを推し進める第一歩となりました。


全国の大学に先駆け、ChatGPTの業務実装を開始

本学では全国の大学に先駆けてChatGPTを導入し、生成AIの業務実装を開始しました。
現在、事務職員・技術職員、教員など多くの教職員が本システムを利用しており、文章の作成補助や内製プログラムのコードレビューなど、様々な業務で活用されています。教育・研究における活用への展開も視野に、今後も生成AIの活用によって更なる業務の高度化・効率化を推進していきます。


日本DX大賞 特別賞を受賞

日本DX大賞実行委員会主催のDXコンテスト「日本DX大賞2023 人と組織(リスキリング)部門」において、本学の「業務のDX推進プロジェクト・チーム」がファイナリストに選出されました。2023年6月22日に行われた決勝大会では、藤本一之 デジタル変革推進課長、鈴木翔太 デジタル変革推進課業務推進係主任が「パッシブからアクティブへ 業務のDX推進プロジェクト・チームの挑戦」の題にてプレゼンテーションを行いました。審査の結果、プロジェクトの活動が評価され「特別賞」を受賞しました。


タイ国政府観光庁来訪

タイ国政府観光庁のユタサック・スッパソーン総裁率いる職員らが、デジタル変革やAI活用について視察として、東北大学を訪問しました。
本学のDX化推進の背景や体制、AI活用の具体的な取り組みや実績を紹介し、質疑応答においては、DX化に関わる人材確保や文書の電子化などについて活発な意見交換が行われました。


電子投票を実現 令和5年総長業務功績賞を受賞

法務・コンプライアンス課とデジタル変革推進課が連携し、Google Workspace(東北大メール)において安全性・公正性を担保した電子投票アプリを作成しました。このアプリは「総長選考における候補者の推薦手続き」として活用されました。この功績が認められ、2024年3月19日、小野﨑 伸久 情報部デジタル変革推進課共通基盤係長と瀬成田 智 総務企画部法務・コンプライアンス課課長補佐が、総長業務功績賞を受賞しました。


総合技術部が新たに参加

業務のDX推進プロジェクト・チームでは、2020年のプロジェクト創設以来、事務系職員を中心に活動してきましたが、2023年度には、総合技術部の技術職員を中心とした新たなプロジェクトチーム「教育・研究DX」チームを発足しました。
このチームでは、「教育・研究DXの促進」と「アプリケーションの開発・提供」の2つを主軸に、教員により近い立場から教育と研究に関する潜在的な課題を発掘し、教員の負担軽減や研究時間の確保にも貢献します。


AXIES2023に登壇

大学ICT推進協議会主催の「大学ICT推進協議会2023年度年次大会(AXIES2023)」において、本学のデジタル変革推進課のメンバーが講演を行いました。
講演では、大学の事務用業務システムの現状やデータ利活用を視野に入れたDMP支援機能とデータカタログ等の取り組み、そして業務のDX推進プロジェクト・チームの挑戦について紹介しました。
また、ブース出展でも多くの大学や企業からの関心を集めました。


生成AI研修に1000名が参加

更なる業務のDX推進のため、学生等を含む本学全構成員および東北地区業務DXチーム参加大学構成員を対象とした生成AI研修を実施しました。
学内外から1,000名以上が参加した本研修では、ChatGPTなどの生成AIの活用方法や業務効率化の具体例について外部講師から紹介があり、本学のみならず組織の垣根を超えた今後のDX推進への一助となりました。


部局キャラバン 通算20部局

部局キャラバンとは、業務のDX推進プロジェクト・チームの成果を本学全体に浸透させるために、各部局に直接出向いて報告を行い、意見交換の場を設ける活動です。部局から寄せられた意⾒はチーム活動改善のためにフィードバックされています。
2022年度には13部局、2023年度には7部局を訪問し、通算で20部局の訪問を達成しました。


電子決裁の普及率向上

業務のDX推進プロジェクト・チーム発足時から電子決裁の普及向上を目的に継続した活動を行っている印鑑フリーチーム。
各部局の事務職員向けの普及啓発活動として、部局キャラバンやフォローアップ説明会の開催に力を入れ、2023年度の電子決裁達成度は昨年度よりも15.6%向上し、65.7%となりました。引き続き、電子決裁の普及率向上に向けたフォローアップを継続していきます。