東北大学では、2020年6月に出された「オンライン事務化宣言」を旗印に、
部署の垣根を超えた60名弱の職員が中心となって、様々な業務のDXを推進しています。
「オンライン事務化宣言」とは
東日本大震災を経験した本学は、新型コロナウイルス感染症という世界規模の危機においてもそれを克服し、New Normal時代を見据えた新たな社会構築に貢献していくことを責務と考えています。新常態のもとでの社会変革を先導するために、本学における教育、研究、産学共創、社会連携、経営等、あらゆる活動をさらに発展させていきます。その取り組みの一環として、窓口サービスや各種手続について、これまで推進してきた業務改革をさらに加速させ、従来「あたりまえ」とされていた業務の見直しを徹底し「オンライン事務化」を宣言いたします。
東北大学は、New Normal時代における新たな大学の姿を先導し、学生・教職員が、今まで以上に学業や教育・研究活動に専念できる場をこれからも提供していきます。
（東北大学プレスリリースより抜粋）
職員を取り巻くDXの「いま」
業務基盤の整備
2019年から2020年にかけて、Google、Microsoft、サイボウズなど、クラウド業務基盤の導入と活用を進め、すでに導入していた仮想クライアントシステムと合わせ、100％リモートワーク可能な体制を整備。コロナ禍でも業務を継続することができました。
DXによる働き方改革
2021年4月、感染症対策の一時的な制度としてではなく、恒久的な制度としてテレワーク制・フレックスタイム制を制度化しました。職員一人ひとりの多様なライフスタイルに寄り添った働き方を一層加速化させています。
職員が職場に集まらなくても円滑に業務を行えるようにするためには、あらゆるICTツールの活用が必要不可欠です。
紙と印鑑によって行っていた決裁を電子決裁（Garoonワークフロー）に切り替え、職員同士のコミュニケーションにはGoogle Chatを利用し、テレワーク時でも電話によるコミュニケーションを可能とするため、クラウドPBXの実証実験も行っています。
更なる業務の効率化
東北大学では、学内の各種業務をRPA化することで業務効率化を進めています。
2020年3月には、5部署・31件の業務がRPAに置き換わり、年間5,814時間の業務時間を削減することに成功しました。2021年度からは対象部署を全学に拡大しています。
RPAによって業務時間が削減されることで、超勤時間（コスト）が削減されるのみならず、RPA化を見据えて業務の棚卸をしたり、現場の職員が定型的な業務から付加価値の高い業務へシフトできるなどのメリットが生まれています。
【RPAとは】
Robotic Process Automationの略で、ソフトウェアロボットによって業務プロセスを自動化するツールです。
東北大学でできること
東北大学では、「オンライン事務化宣言」に掲げた「窓口フリー」「印鑑フリー」「働き場所フリー」という3つのフリーを実現するために、「業務のDX推進プロジェクト・チーム」を結成しました。
このチームで活動する約60名のメンバーは、国立大学法人初の試みとして学内公募で集められ、所属部署での本務と並行して、それぞれの興味や得意分野を生かした様々な分野で活動しています。
また、クラウド業務基盤や仮想クライアントシステムの活用により、職場に出勤するのと変わらないパフォーマンスでテレワークを行えるなど、すべての職員がポテンシャルを発揮して働ける環境が整っています。
こんなデータも
総長からのメッセージ
皆さんの若い力、柔軟な発想は東北大学をより時代や環境の変化に適応したものとするエネルギーとなると考えています。変化に柔軟に対応し、積極的に企画立案に関わっていく、そのような人材を求めています。
本学は「職員の成長」を大切に考えています。「職員個々人の成長」を伴わない「組織の発展」はないからです。自ら学び、考え、成長する意欲のある方には、様々な可能性が広がる職場です。
（「東北大学職員採用試験情報」WEBサイトより抜粋）
データで見る「東北大学の職員」
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